Casi todas las pymes con más de diez años tienen un servidor en un armario, en la trastienda o debajo de una mesa. Funciona, hasta que deja de hacerlo. Y cuando alguien pregunta "¿y si lo pasamos a la nube?", la conversación suele terminar en dos miedos: que cueste una fortuna cada mes y que los datos acaben quién sabe dónde.
Esta guía está pensada para la persona que tiene que tomar esa decisión en una pyme española sin ser informática: cuándo compensa migrar, qué proveedor elegir, qué pasos seguir, qué cuesta de verdad al mes y qué puede salir mal.
Qué significa "migrar a la nube" (y qué no)
Bajo el mismo nombre hay tres cosas distintas, y mezclarlas es la causa de la mayoría de los presupuestos equivocados:
- Pasar a servicios en la nube (SaaS). Sustituir el servidor de ficheros por SharePoint o Google Drive, el correo por Microsoft 365, la copia de seguridad por un servicio. No hay servidores que gestionar. Es lo más barato y lo primero que hay que mirar.
- Mover tus servidores tal cual (IaaS). El ERP que corre en un Windows Server pasa a una máquina virtual en Azure o AWS. Cambias el hierro por un alquiler, pero sigues administrando el sistema.
- Modernizar. Rehacer o adaptar la aplicación para que aproveche la nube: base de datos gestionada, contenedores, escalado automático. Más caro al principio, más barato de operar después.
Una migración bien planteada combina las tres: todo lo que pueda ser SaaS, lo es; lo que no, se mueve tal cual; y solo se moderniza lo que lo justifica.
Cuándo compensa migrar (y cuándo no)
Señales de que ha llegado el momento
- El servidor tiene más de cinco años o el sistema operativo ya no recibe actualizaciones de seguridad.
- Nadie ha probado a restaurar una copia de seguridad en el último año.
- Hay gente que trabaja desde casa, desde el almacén o desde la calle y necesita acceder a los mismos sistemas.
- Toca renovar hardware o licencias y la factura es de cuatro o cinco cifras.
- Dependéis de una sola persona que "sabe cómo va el servidor".
- Tenéis picos de demanda (campañas, cierres de mes) y el resto del año el servidor está al 10 %.
Cuándo conviene esperar
- Una aplicación antigua que solo funciona en un sistema sin soporte y que nadie puede tocar. Primero hay que decidir qué hacer con ella.
- Maquinaria de planta o terminales que necesitan respuesta inmediata en la red local.
- Conexión a internet poco fiable y sin posibilidad de una línea de respaldo. La nube depende de tu fibra.
- Un coste fijo actual muy bajo y nada que cambiar a corto plazo. Migrar por migrar no es una estrategia.
AWS o Azure para una pyme española
La respuesta corta: depende de en qué mundo vive tu empresa hoy. Las dos tienen región en España, cumplen con el RGPD y ofrecen calculadoras de precios públicas. Las diferencias importantes para una pyme son estas:
| Microsoft Azure | Amazon Web Services (AWS) | |
|---|---|---|
| Encaja mejor si | Usáis Microsoft 365, Windows Server, SQL Server o Active Directory | Tenéis una aplicación web propia, Linux, contenedores o un equipo de desarrollo |
| Región en España | Spain Central (Madrid) | Europe (Spain), en Aragón |
| Punto fuerte | Identidad y escritorios: entrar con la misma cuenta de Microsoft 365 a todo, escritorios virtuales | Amplitud de servicios gestionados y precio ajustado en cargas Linux |
| Licencias | Permite reutilizar licencias de Windows y SQL Server que ya tengas, con un ahorro importante | Mejor en software libre; las licencias Windows se pagan en la hora |
| Dónde conviene fijarse | Coste de las máquinas Windows y de los discos; apagar lo que no se use | Tráfico de salida y número de servicios encendidos sin querer |
Dos apuntes honestos. Google Cloud, con región en Madrid, es una gran opción si vuestro proyecto es de datos y analítica. Y para una sola máquina pequeña sin grandes exigencias, proveedores europeos como Hetzner u OVH pueden costar un tercio; a cambio, ofrecen menos servicios gestionados y tendrás que ocuparte de más cosas.
Costes mensuales de referencia
Cifras aproximadas, sin IVA, para la región de España y con copias de seguridad incluidas. Sirven para saber en qué orden de magnitud estás antes de abrir la calculadora:
| Escenario | Qué incluye | Coste mensual aproximado |
|---|---|---|
| Ficheros y correo | SharePoint, OneDrive y Exchange dentro de Microsoft 365 | Incluido en la licencia (desde unos 6 € por usuario) |
| Solo copias en la nube | Copia diaria del servidor local, 500 GB a 2 TB, retención 30 días | 30 - 120 € |
| ERP para 15 usuarios | Una máquina virtual Windows (4 vCPU, 16 GB), disco SSD, SQL Server y copias | 250 - 450 € |
| Aplicación web de negocio | Dos servidores pequeños o contenedores, base de datos gestionada, copias y certificado | 150 - 400 € |
| Escritorios virtuales para 10 personas | Azure Virtual Desktop con uso en horario de oficina | 300 - 600 € |
El proyecto de migración en sí, para una pyme típica, se mueve entre 3.000 y 15.000 euros según cuántos sistemas haya y cuántas integraciones toque revisar. Y para comparar de forma justa, suma lo que cuesta el servidor actual: hardware renovado cada cinco años, licencias, electricidad, mantenimiento, y el riesgo de parar una semana si se rompe.
Un ejemplo concreto: la distribuidora con un servidor en la trastienda
Tomemos una distribuidora de material eléctrico de Alcalá de Henares con 22 empleados. Tiene un servidor comprado en 2017 con el ERP sobre SQL Server, las carpetas compartidas y una copia de seguridad a un disco USB que alguien se lleva a casa los viernes. Los comerciales no pueden consultar stock desde la calle y la última vez que se fue la luz estuvieron una mañana sin facturar.
Plan de migración en seis semanas:
- Carpetas compartidas a SharePoint, con los permisos de cada departamento. Los empleados ya tenían Microsoft 365.
- ERP a una máquina virtual en Azure Spain Central, con SQL Server y acceso desde la oficina y desde fuera mediante VPN y la cuenta corporativa con verificación en dos pasos.
- Copias automáticas diarias con retención de 30 días y una prueba de restauración documentada.
- Alertas de coste y de disponibilidad al correo del gerente y del proveedor.
- Servidor antiguo apagado 30 días después, tras comprobar que nadie lo echaba de menos.
- Proyecto de migración: unos 7.800 euros.
- Coste mensual: alrededor de 380 euros, con el ERP apagado de noche y los fines de semana.
- Lo que se evita: renovar el servidor (unos 5.000 euros), una licencia de Windows Server y el riesgo de perder los datos de la semana.
- Lo que se gana: stock y pedidos desde el móvil de los comerciales y facturación aunque se vaya la luz en la oficina.
Los pasos de una migración bien hecha
- Inventario. Qué sistemas hay, quién los usa, qué datos tienen, de qué dependen y cuándo se usan. Sin esto, todo lo demás es adivinar.
- Clasificar. Para cada sistema: pasa a SaaS, se mueve tal cual, se moderniza o se apaga. Siempre hay algo que apagar.
- Elegir proveedor y región. En la Unión Europea, y a ser posible en España, por latencia y por tranquilidad con el RGPD.
- Diseñar. Cómo se entra (identidad y doble factor), cómo se conecta la oficina, cómo se hacen y prueban las copias, y cuánto va a costar, con la calculadora del proveedor y un margen del 20 %.
- Piloto. Migra primero algo poco crítico, como las carpetas de un departamento, y aprende.
- Migrar por fases. Fuera del horario de trabajo, con una prueba de marcha atrás preparada y alguien de la empresa validando cada sistema a la mañana siguiente.
- Apagar lo viejo al cabo de 30 días, no antes.
- Operar. Alertas de coste, actualizaciones mensuales, revisión trimestral de lo que se puede reducir o apagar.
Riesgos y cómo cubrirlos
- La factura se dispara. Presupuestos con alerta en el proveedor, apagar máquinas por horario, revisar discos y copias antiguas cada trimestre.
- Seguridad mal configurada. La nube es segura; las configuraciones por defecto, no siempre. Doble factor para todos, nada expuesto a internet sin necesidad y revisión de accesos.
- Dependencia del proveedor. Guarda copias exportables fuera del proveedor y usa tecnologías estándar donde puedas.
- Ubicación de los datos. Región europea, contrato de encargo de tratamiento y actualización de tu registro de actividades. Es papeleo, pero obligatorio.
- Conectividad. Si la oficina se queda sin fibra, se queda sin ERP. Una línea 4G o 5G de respaldo cuesta menos que una mañana parada.
- Falta de conocimientos internos. Alguien tiene que operar esto. Puede ser tu informático con formación, o un servicio de soporte con horas al mes.
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